Systems, communication & leadership

När de agila metoderna började få spridning för en sådär 10+ år sen, så började projektledar-rollen ifrågasättas. Behöver vi verkligen en projektledare? De bara styr o ställer utan att veta något egentligen om hur resultatet ska bli.

Jag ordnade också en välbesökt paneldebatt på temat ca 2011 ihop med Dataföreningen och Frontit. Det som kom fram där var ungefär att ”det som behövs är en effektledare”, någon som verkligen ansvarar för resultatet, att vi uppnår det vi tänkt.

Ett antal år senare har jag nu själv både anlitat projektledare, avdramatiserat begreppet och samtidigt fått ännu djupare insikt i  varför rollen är och har varit ett problem ibland. Varför många ville och vill ta död på den. Och samtidigt varför den behövs fortfarande trots att Scrummaster-rollen finns som alternativ.

Ibland matchar inte Scrummaster riktigt in i läget. En Scrummasters uttalade roll är att ansvara för team- och processutvecklingen i ett ”scrum-team”. Men många utvecklingsinitiativ och leveranser har inget som motsvarar en scrumteam och då behövs en helt vanlig projektledare.  Tillsammans med den parallella rollen ”produktledare” (produktägare, produktchef).

Ett exempel på det är när jag och ett par andra visionärer ville ordna en konferens, den som blev ”Stop Starting – Start Finishing (Lean Kanban Nordic)”. Vi visste vad vi ville, och vi var ett par ”produktägare” kan man säga. Men kom inte riktigt till skott i administrationen, planerandet och strukturen. Vi pratade mest. Vid det tillfället ringde jag upp en av mina favorit-projektledare (mr C) och frågade om han kunde tänka sig att vara projektledare för det här. Som ett halvt ideellt projekt.  Det ville han. Och efter det fick han ihop de yra produktägarna att få ner mål och mening med konferensen, fick oss att komma fram till vad som var viktigt och oviktigt och bråttom och inte bråttom. Fick oss att ordna en filstruktur, regelbundna möten och mycket annat. Han fick oss att leverera helt enkelt.  Utan honom hade det nog stannat på telefon- och after work-stadiet. Det blev en lyckad konferens.

När man å andra sidan inte har en produktledare, utan bara en projektledare med en avlägsen beställare som lämnat över till projektledaren så blir det istället också svårt. Svårt att få ut något av värde.

Det blir svårt att veta ”vad, varför och för vem” och när det är aktuellt att drastiskt skala ner eller upp leveranser för framgång.

Projektledaren försöker göra sitt bästa men har inget mandat, och inget uppdrag att fokusera på effekten, resultatet. Projektledarens uppdrag är att få ut en leverans, koordinera diverse folk o ch aktiviteter, stötta och uppmuntra. Uppdraget som projektledare eller alternativet Scrummaster är att fokusera på ”hur:et”.

För att en projektledare ska fungera i sin roll så behövs också någon på plats som har produktledarskapet, dvs engagemang, mandat och uppdrag att fokusera på resultatet, ”vad:et”, ibland detaljerna och helst också effekten.

Utan en sådan person tillgänglig faller projektledarskapet platt.  Det blir en leverans utan innehåll eller större värde. Det vet alla som varit där.

Och enkelt jämföra med vilken annan bransch som helst – filmbranschen t.ex. Det finns en regissör, en producent och en projektledare minst. Och ofta flera producenter och projektledare men bara en regissör..

På samma sätt som projektledaren behöver en produktledare i sin närhet så gäller också det omvända, har jag upptäckt. Produktägare som jobbar med mer än triviala tjänster, eller mogna tjänster och team behöver oftast också en projektledare. Som kan fokusera på ”hur:et”: teamet, leveransen, allmän koordinering, och struktur. Hålla ihop leveransen.

En produktägare har mycket sällan tid med det när hen oftast har flera komplicerade produkter och tjänster i sin portfölj att ta hand om. Produktägaren ska ju bevaka marknaden och behoven och spendera mycket tid med kunden. Ofta för ett flertal produkter eller tjänster. Om tid ska finnas till att skaffa sig insikt i behov, värden, kostnader, sälj, marknadsföring och relationer så saknas förstås tid att hålla leverantörer och diverse team i handen för det dagliga.

Jag har varit på platser där produktägaren också förväntades vara linje- och teamchef, inklusive allt från lönesamtal och rekrytering till agil coaching, teamutvecklare, lekledare mm. Att tro att detta går att kombinera är bara naivt.

Såvida man inte är ett 5-manna-team med en enda produkt, som levt lagom länge på en stabil marknad.. Finns alltid undantag.

Alla team, grupper och leverantörer som har en rörig tillvaro behöver en strukturledare, leveransansvarig som hjälper dem med struktur och ordning, stimulans och uppmuntran. Som ibland får ta rollen som ”växeltelefonist”, ”kontorsterapeut”, ”strukturfascist” mm. För att det helt enkelt behövs för att få teamen och leverantörerna att så småningom bli självgående.

Det är en utopi att produktledaren kan göra allt detta också. Därför behövs också projektledare.

Det är enkelt helt enkelt. Projektledaren hjälper produktledaren med leveransen, och en bra sådan projektledare satsar det mesta av sitt krut på att göra sig själv umbärlig, dvs att teamen ska klara sig utan honom/henne. För att kunna gå vidare till nästa leverans och stötta där.

Och en projektledare som inte har en produktägare eller motsvarande som är ansvarig för ”vad:et” bör ställa det som krav för att ens börja. Projektledaren har oftast inte heller tid att spendera på att förstå bakomliggande behov, sitta i säljmöten, jobba med visioner eller utredningar.

Ibland går det alldeles utmärkt med bara en produktledare. När det finns färdiga rutiner och upparbetade vägar hos teknikleverantörerna för att få saker gjort. Men så snart det blir många beroenden, nya konstellationer av människor, nya team, så fungerar det ganska dåligt.

Projektledaren fick alldeles för mycket makt förr, och hade omoderna metoder som gjorde det svårt för de andra att bli självgående. Men så är det inte nu, eller ska i alla fall inte vara. Projektledare idag ska veta vad målet med leveransen är – att få organisationen att ta hand om den själva.  Och hjälpa dem dit. För det är ingen enkel match när det finns silotänk, personer som sitter 5 m från varann och inte pratat på 10 år, bekvämlighet eller missnöjdhet, gamla konflikter eller sjukfrånvaro. Eller bara massa kreativa individer som gör allt på en gång utan att få något klart. Eller när det anlitats nya leverantörer on- eller offshore och det uppstår en massa konstiga händelser som de tekniska teamen ofta väljer att ignorera om inte någon hjälper dem att ta tag i det.

Projektledaren dog när de agila metoderna kom, och lever i allra högsta grad. När produktägaren och organisationen runtomkring förstår att den fortfarande behövs och respekterar den för vad den alltid varit, även i filmbranschen: att få saker på plats.

Allt beröm till dessa projektledande metodfantaster, struktur och ordning- och reda människor, empatiska utforskande människokännare som kämpar på därute för alla oss i utvecklingsorganisationer. Ge inte upp, ni är fortfarande så viktiga! Särskilt när ni lyser upp tillvaron med en påse bullar eller godis, eller en klapp på axeln! 🙂