Ditt företagsnätverk
Alltför ofta när man pratar om sökning i företaget tänker man först och främst på sökning via intranätet.  Sökning på intranätet är helt klart viktigt, men i de flesta organisationer skrapar det officiella intranätet bara på ytan till den tillgängliga informationen.  Värdefull information finns i filresurser, på webbservrar som inte är länkade till intranätet, i innehålls- och dokumenthanteringssystem med mera.  En riktig företagssökmotor måste tillhandahålla sökningar i allt detta värdefulla innehåll, på ett säkert sätt från en sökruta.

Google sökverktyg indexerar mer än 220 olika dokumentformat: HTML, PDF, Microsoft Office-paket och hundratals andra som de flesta av oss aldrig har använt!   Verktyget kan komma åt innehåll i filresurser och webbservrar direkt.  För att få ut så mycket som möjligt av innehållet måste du utöka sökningen till ett så brett innehåll som möjligt.  Du vet aldrig när ett marknadsföringsprojekt som gjorts av en produktchef i London kan vara till fördel för en försäljningschef i San Jose.  Det enda du kan vara säker på är att den marknadsföringsrapporten endast kommer att ha något värde om andra kan återanvända kunskapen i den.  

En annan källa till värdefull information är system för innehållshantering, dokumenthantering och samarbete.  Innehållet i dessa system är ofta innehåll med hög kvalitet som kan vara värdefullt för en organisation.  Och med Googles funktion för samlingar är det enkelt att begränsa sökningen till ett individuellt system eller göra det möjligt för anställda att söka i all företagsinformation. 

Google sökverktyg kan anslutas direkt till dessa system för innehålls- och dokumenthantering med följande mekanismer:

• Exponera innehållet via ett HTTP-/HTTPS-gränssnitt och gör det möjligt för Google sökverktyg att genomsöka innehållet direkt
• Indexera den underliggande relationsdatabasen som innehåller metadata och dokument direkt
• Använd Googles API för visning av innehåll för att ansluta direkt till applikationen
• Dra nytta av Googles växande partner- och utvecklingsprogram och använd en förhandsskapad anslutning

Förutom innehålls- och dokumenthanteringssystem kan Google sökverktyg anslutas direkt till Lotus Notes via gränssnittet för Domino och till Microsoft SharePoint.

Skrivbordet
Innehåll som delas inom ett företag kan vara enormt värdefullt för företaget, men för att verkligen skapa produktivitet är det minst lika viktigt att ge enkel tillgång till innehåll på en anställds lokala dator.  Företagen borde uppmuntra de anställda att dela innehåll så mycket som möjligt och förenkla denna delning genom att göra det lika enkelt att "publicera" innehåll som det är att spara det på den lokala datorn eller nätverkets enhet.

Även om de anställda sparar fler dokument i företagsnätverket kommer det alltid finnas en enorm mängd information som lagras och sparas på den egna datorn.  Allteftersom hårddiskarna blir större och e-post och chattkonversationer omfattar fler och fler konversationer kommer överbelastningen av information bara öka.  För mycket små mängder information kan en platt eller hierarkisk filstruktur vara en bra lagringsmetod.  När du däremot når upp till tusentals eller hundratusentals dokument och meddelanden är sökning den enda teknik som fortlöpande och effektivt skickar tillbaka den information som behövs.

Det finns ingenting som är mer frustrerande än att leta efter ett dokument som du själv har skapat men som du inte kommer ihåg var det finns.  Därför har Google utvecklat Google Skrivbord för företag som tillhandahåller sökningar i alla filer på hårddisken, e-postmeddelanden, webbsidor du besökt och chattkonversationer.  Google Skrivbord tillhandahåller tillgång till all din personliga information direkt från det välbekanta Google-sökgränssnittet på mindre än en sekund.

Det är enkelt för ett IT-företag att installera Google Skrivbord för företag inom företaget och konfigurera så det uppfyller företagets standarder för säkerhet, lagring och överensstämmelse.  Alla inställningar som är tillgängliga för användaren kan anges och låsas av IT-avdelningen, och ytterligare företagsinställningar för integrering och dokumentlagring kontrolleras centralt med hjälp av en gruppolicy.  På så sätt kan Google Skrivbord för företag uppfylla kraven för praktiskt taget alla företag.  När Google Skrivbord för företag används tillsammans med Google sökverktyg och Google.se ger det en allmän sökupplevelse och gör ALL information tillgänglig och användbar för de anställda.

Om du vill veta mer och ladda ner gratis kan du gå in till avsnittet Google Skrivbord för företag.

Strukturerad information

överst

Det finns ett enormt värde i att kunna söka i ostrukturerade dokument och data, men ibland finns svaret eller informationen som någon letar efter i en cell i en databas eller så kräver det en strukturerad fråga i en affärsapplikation.  För att verkligen kunna tillhandahålla allmän sökning i all information som finns i företaget måste vi inkludera strukturerad data.